Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc) y manejarlos por medio de las consultas e informes.
Bases de datos relacionales en Access
En ocasiones, necesita una base de datos relacional para controlar este tipo de información; se trata de un almacén de datos que se han dividido en colecciones de datos más pequeñas (denominadas tablas) para eliminar la redundancia y que se relacionan entre sí basándose en fragmentos de información comunes (denominados campos). Por ejemplo, una base de datos relacional para la planeación de actividades puede contener una tabla con información de clientes, otra con información de proveedores y otra con información de las actividades. Es posible que la tabla con información de actividades tenga un campo que la relacione con la tabla de clientes, y otro que la relacione con la tabla de proveedores. De esta forma, por ejemplo, si cambia el número de teléfono de un proveedor, se podría cambiar la información una vez en la tabla de proveedores, en lugar de modificarla para cada actividad en la que participe el proveedor.
Access es una herramienta que puede utilizar para desarrollar de forma fácil y rápida aplicaciones de base de datos relacional que le ayudarán a administrar información. Puede crear una base de datos que le ayude a realizar un seguimiento prácticamente de cualquier tipo de información, como un inventario, contactos profesionales o procesos de negocio. De hecho, Access incluye plantillas que puede utilizar directamente para realizar un seguimiento de diversos datos, lo que facilita la tarea incluso para un principiante.
Cuando abra Access
Cuando inicia Access 2010, verá la vista Backstage de Microsoft Office, donde puede obtener información acerca de la base de datos actual, crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.
La vista Backstage contiene también muchos otros comandos que puede utilizar para ajustar, mantener o compartir bases de datos. Los comandos de la vista Backstage se aplican generalmente a bases de datos completas, en lugar de a objetos dentro de ellas.
Nota Para tener acceso a la vista Backstage en cualquier momento, haga clic en la pestaña Archivo.
Buscar y aplicar una plantilla
Access incluye una gran variedad de plantillas que se pueden usar para acelerar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para llevar a cabo una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar un seguimiento de problemas, administrar contactos o gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que ayudan a mostrar su uso. Las plantillas de base de datos pueden usarse tal cual o pueden personalizarse de modo que se ajusten a las necesidades específicas del usuario.
Para buscar y aplicar una plantilla a la base de datos, realice lo siguiente:
En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.
En Plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos:
Para volver a usar una plantilla que ha utilizado recientemente, haga clic en Plantillas recientes y, a continuación, seleccione la plantilla que desee.
Para usar una plantilla que ya está instalada, haga clic en Mis plantillas y, a continuación, seleccione la plantilla que desee.
Para buscar una plantilla en Office.com, en Plantillas de Office.com, haga clic en una categoría de plantillas, seleccione la plantilla que desee y luego haga clic en Descargar, para descargar la plantilla de Office.com a su equipo.
Nota También puede buscar plantillas en Office.com desde Access. En el cuadro Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o más términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para buscar.
Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre de archivo para buscar la ubicación donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo.
Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos y la abre para usarla.
Crear una base de datos desde cero
Nota Si desea una introducción más completa a los conceptos de uso de Access para crear una base de datos, vea el artícul
o Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee usar en Access, quizás decida que es mejor crear una base de datos desde cero. En Access 2010, puede optar entre una base de datos de escritorio estándar y una base de datos web.
Para crear una nueva base de datos, haga lo siguiente:
Inicie Access.
En la ficha Nueva en la vista Backstage, haga clic en Base de datos en blanco o Base de datos web en blanco.
Importante La opción que elija aquí determinará qué características están disponibles en la base de datos. Las bases de datos de escritorio no se pueden publicar en la Web y las bases de datos web no admiten algunas características de escritorio, como las consultas de totales.
A la derecha, escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
Para cambiar la ubicación en la que se crea el archivo, haga clic en Examinar
, junto al cuadro Nombre de archivo, busque y seleccione la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada Tabla1) en la Vista de hoja de datos.
Access coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar de la nueva tabla.
Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe en la sección
Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo.
Abrir una base de datos existente de Access
Sugerencia Para abrir rápidamente una de las últimas bases de datos que haya abierto, en la ficha Archivo, haga clic en Reciente y, a continuación, haga clic en el nombre de archivo.
En la ficha Archivo, haga clic en Abrir.
Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la base de datos que desee.
En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la carpeta que contiene la base de datos.
Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:
Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en ella.
Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario, de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de datos al mismo tiempo, haga clic en Abrir.
Si desea abrir la base de datos para el acceso de sólo lectura, de modo que se pueda ver pero no modificar la base de datos, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de sólo lectura.
Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningún otro usuario pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.
Para abrir la base de datos como sólo lectura, haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y elija Abrir en modo exclusivo. Los demás usuarios podrán abrir la base de datos, pero tendrán acceso de sólo lectura.
Si no encuentra la base de datos que desea abrir
En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el acceso directo Mi PC, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en Mi PC.
En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la unidad en la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar.
Especifique los criterios de búsqueda y, a continuación, presione ENTRAR para buscar la base de datos.
Si encuentra la base de datos, ábrala haciendo doble clic en ella en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.
Nota Como la búsqueda se inició desde el cuadro de diálogo Abrir, deberá hacer clic en Cancelar en ese cuadro de diálogo antes de abrir la base de datos.
Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo, como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.
Empezar a usar la nueva base de datos
Según la plantilla usada, quizás necesite realizar una o varias de las siguientes acciones para empezar a trabajar con la nueva base de datos:
Si Access muestra el cuadro de diálogo Iniciar sesión con una lista vacía de usuarios, use el procedimiento siguiente para comenzar:
Haga clic en Nuevo usuario.
Rellene el formulario Detalles de usuario.
Haga clic en Guardar y cerrar.
Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.
Si Access muestra una hoja de datos vacía, puede empezar a escribir los datos directamente en ella, o haga clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.
Si Access muestra la página Introducción, haga clic en los vínculos de esa página para obtener más información acerca de la base de datos, o haga clic en otros botones o pestañas para explorar la base de datos.
Si Access muestra un mensaje Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, deberá volver a iniciar la sesión.
Para bases de datos web y de escritorio, también debería empezar con uno de estos pasos:
Agregar una tabla y, a continuación, escribir datos en esa tabla.Importe datos desde otros orígenes, lo que crea nuevas tablas en el proceso. Parte superior de la página
Agregar una tabla
Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas de la ficha Crear.
Nota En una base de datos de web, solo está disponible el comando Tabla en el grupo Tablas.
Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.
Crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los datos que se escriben.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe más adelante en este artículo.
Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su encabezado y escriba el nuevo nombre.
Sugerencia Asigne a cada campo un nombre significativo de modo que sepa lo que contiene sin tener que consultar los datos.
Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado y, a continuación, arrástrela hasta la ubicación que desee. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas juntas hasta una nueva ubicación.
Para agregar más campos a la tabla, comience a escribir en la columna Haga clic para agregar en la vista Hoja de datos o agregue nuevos campos mediante los comandos del grupo Agregar y eliminar en la ficha Campos.
Crear una tabla empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir los datos, o bien escriba los datos con algún otro método, como con un formulario.
Nota La vista Diseño no está disponible para las tablas de una base de datos web.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.
Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
Puede escribir información adicional para cada campo en la columna Descripción. Esa descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para ese campo con el Asistente para formularios o el Asistente para informes.
Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :
En la ficha Archivo, haga clic en Guardar.
Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos, haga clic en la primera celda vacía y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y como se describe en la siguiente sección.
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint Con una lista de SharePoint, las personas que no tengan Access podrán usar sus datos. Además, los datos de lista se almacenan en un servidor, que generalmente ofrece mejor protección contra la pérdida de datos que los almacenados en un equipo de escritorio. Puede empezar con una lista nueva o puede vincular a una lista existente. Debe tener permisos suficientes en el sitio de SharePoint donde desee crear la lista; esto puede variar según el sitio, así que debería ponerse en contacto con el administrador de SharePoint para obtener detalles acerca de las opciones.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.
Puede utilizar una de las plantillas de lista para crear una lista de SharePoint estándar, como Contactos o Eventos.
También puede elegir crear una lista personalizada, o bien importar o vincular a una lista existente. Haga clic en la opción que desee.
Si elige cualquiera de las plantillas de lista o va a crear una lista personalizada, se abre el cuadro de diálogo Crear nueva lista para guiarle a través del proceso. Si decide usar una lista existente, se abre el cuadro de diálogo Obtener datos externos para ayudarle .
Para obtener más información sobre las tablas, vea el artículo con una
introducción a las tablas.
Parte superior de la página.
Pegar datos de otro origen en una tabla de Access
Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Excel, puede copiar y pegar los datos en una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya están separados en columnas, como es el caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de texto, primero debería separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o bien convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto y después copiar los datos. Si es necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos), quizás desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con Access.
Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el tipo de los datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo pegado contiene únicamente fechas, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No a ese campo.
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de un tipo similar al de las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (Campo1, Campo2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access usa la primera fila como nombres de campos y excluye la primera fila de los datos en sí.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento:
En la ficha Archivo, haga clic en Guardar para guardar la tabla.
En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre para la columna.
Guarde la tabla de nuevo.
Importar o vincular a datos de otro origen
Es posible que tenga datos que ha estado recopilando en otro programa que le gustaría utilizar en Access. Quizás trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desea trabajar con sus datos en Access. O quizás tenga varios orígenes de datos dispares y necesita una "ubicación central" donde reunirlos todos para realizar un análisis más profundo.
Access permite importar o vincular con facilidad datos de otros programas. Se pueden incorporar datos desde una hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o otros orígenes diversos. El proceso varía ligeramente en función del origen de datos, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de partida:
En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa correcto, haga clic en Más.
Nota Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar y vincular, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo compatible con Access (como un archivo de texto delimitado) y después importar o vincular a los datos.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
Haga clic en la opción que desee en Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.
Haga clic en Aceptar.
En función de su elección, se abre el cuadro de diálogo Vincular objetos o Importar objetos.
Use el cuadro de diálogo para finalizar el proceso. El procedimiento exacto depende de la opción de importación o vinculación que haya elegido.
En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Si elige importar, Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que se acaba de completar.
Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y escriba los detalles.
A continuación, podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos, seleccione la especificación de importación y haga clic en Ejecutar.
Kacprzyk, J., & Zadrozny, S. (1995). Fuzzy queries in Microsoft Access v. 2. In Proceedings of 6th IFSA World Congress (Sao Paolo, Brazil) (Vol. 2, pp. 341-344).
